KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI
KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI
Dosen: Megi Vornika, M.Pd
Surat pada hakikatnya adalah suatu bentuk komunikasi tulis antara seseorang dengan orang lain, antara seseorang dengan instansi/lembaga/organisasi, atau antara suatu instansi/lembaga/organisasi dengan instansi/lembaga/organisasi. Sebagai sarana komunikasi tulis, melalui surat setidaknya terlibat dua pihak. Pihak pertama (pengirim surat) yakni perorongan atau instansi, pihak kedua (penerima surat) juga perorangan atau instansi/lembaga/organisasi.
Fungsi surat adalah surat sebagai penganti diri atau sebagai “duta” organisasi atau jawatan, yang dipandang sebagai pencerminan watak, kepribadian, kebijaksanaan, serta kondisi intern suatu organisasi. Surat sebagai bukti tertulis, yang dapat dipergunakan sebagai pegangan, misalnya surat-surat perjanjian, surat kuasa. Surat sebagai pedoman kerja, misalnya surat keputusan, instruksi, surat perjanjian kerja. Surat sebagai sumber data, alat pengingat, atau berpikir, seperti surat resmi yang diarsipkan. Surat sebagai bukti sejarah, misalnya surat-surat dalam arsip lama sebagai sumber untuk mengetahui perkembangan organisasi atau jawatan masa lampau. Surat sebagai bukti nyata hitam di atas putih terutama surat-surat perjanjian. Surat sebagai alat pengikat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. Surat sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi. Surat sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi. Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan pembacanya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya. Surat dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat menyampaikan maksud dengan sejelas-jelasnya. Pembaca surat dapat membacanya berulang-ulang apabila dianggap belum mengetahui betul isinya. Biaya surat-menyurat yang digunakan relatif lebih murah jika dibandingkan dengan biaya telpon atau telegraf.
Persyaratan surat, surat resmi (dinas) sebagai sarana komunikasi tulis sebaiknya mengunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Surat harus memiliki maksud yang jelas, surat harus menggunakan bahasa lugas, surat harus disusun dengan singkat, surat harus memuat informasi yang lengkap, surat harus memuat informasi yang tepat, surat harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik, surat harus mempunyai format yang wajar dan menarik.
JENIS SURAT
Jenis surat bermacam-macam, menurut lembaga Administrasi Negara (LAN) jenis surat diklasifikasikan berdasarkan tujuannya, sifat isinya, bentuknya, prosedurnya, jangkauannya, nilai isinya, jumlah penerimanya, keamanannya, kegunaanya, dan cara pengirimannya. Langkah-langkah menyusun surat adalah:
1. Persiapan dan perencanaan yang baik
2. Penetapan dan penguasaan masalah
3. Menyusun pokok masalah dan penguraiannya secara sistematis, runtut dan taat asas
4. Penetapan bahan dan alat data penyusunan surat berikut disposisi
5. Penetapan siapa yang hendak dituju
6. Pemahaman dan penentuan posisi penulis
7. penggunaan kelengkapan fasilitas yang memadai seperti penggunaan kertas, warna kertas, ukuran kertas, amplop surat, dan cara pelipatannya, pengetikan dan pengiriman.
BAGIAN SURAT (RESMI):
1. Kepala surat
2. Tanggal surat
3. Nomor, lampiran, hal atau perihal
4. Alamat tujuan (alamat dalam)
5. Salam pembuka
6. Isi surat
7. Salam penutup
8. Pengirim surat (nama dan tanda tangan)
9. Tembusan
10. Inisial (kode singkatan nama)
PENDALAMAN MATERI
Buatlah surat lamaran kerja yang ditujukan kepada sebuah perusahaan !
GUNAKAN SATU LEMBAR KERTAS F4
Komentar
Posting Komentar